Hotel (HMS)
Sistema de gestión hotelera con administración de habitaciones, tarifas dinámicas por temporada y tipo de huésped, calendario visual de disponibilidad, reservas, check-in/check-out, control de extras y cupones promocionales.
Funcionalidades
Tipos de Habitación
Definición de categorías de habitación con descripción, capacidad máxima de huéspedes (adultos y niños), amenities incluidos y galería de fotografías. Cada tipo de habitación puede tener múltiples tarifas asociadas según temporada y configuración de precios. Los tipos se vinculan a las habitaciones físicas del hotel, permitiendo flexibilidad para reasignar categorías cuando se remodelan o reconfiguran espacios.
Habitaciones
Inventario de habitaciones físicas con número, piso, tipo asignado, estado actual (disponible, ocupada, en limpieza, fuera de servicio) y observaciones. Cada habitación tiene un historial completo de ocupación, mantenimientos y bloqueos. Las habitaciones pueden marcarse como "no disponible" temporalmente por reparaciones, fumigación o inventario. El sistema previene overbooking validando la disponibilidad real antes de confirmar cualquier reserva.
Tarifas Dinámicas
Configuración de precios con granularidad total: tarifa por temporada (alta, baja, festiva), por día de la semana (lunes a jueves vs. fin de semana) y por tipo de huésped (adulto, niño, adicional). Las tarifas pueden incluir o excluir impuestos, desayuno y otros servicios. El sistema permite definir tarifas promocionales con fechas de vigencia y códigos de descuento que se aplican automáticamente al registrar una reserva.
Reservas
Gestión de reservas con datos del huésped, fechas de check-in y check-out, tipo de habitación solicitada, número de adultos y niños, tarifa aplicada y estado de la reserva (confirmada, pendiente de pago, cancelada, no-show). Las reservas pueden incluir solicitudes especiales (cuna, piso alto, vista al mar) y notas internas para el personal. Al hacer check-in, la reserva se convierte automáticamente en una estadía activa en el sistema.
Calendario de Disponibilidad
Calendario visual interactivo que muestra la ocupación de cada habitación por día con código de colores: verde (disponible), rojo (ocupada), amarillo (reservada), gris (fuera de servicio). El recepcionista puede hacer clic en cualquier celda para crear una reserva o check-in directo. El calendario soporta vistas por día, semana y mes, con indicadores de check-in y check-out para identificar rápidamente los cambios de huésped.
Check-in y Check-out
Proceso de registro de entrada con captura de datos del huésped, documento de identidad, vehículo (si aplica), método de pago y depósito de garantía. El check-out calcula automáticamente la cuenta total incluyendo noches de estancia, extras consumidos (minibar, lavandería, restaurante) y penalizaciones por daños o check-out tardío. El sistema genera automáticamente el documento FEL correspondiente y actualiza la disponibilidad de la habitación.
Extras y Consumos
Registro de servicios adicionales consumidos por el huésped durante su estadía: minibar, lavandería, room service, spa, traslados, llamadas telefónicas y alquiler de equipos. Los extras pueden registrarse desde cualquier punto de venta del hotel y se consolidan automáticamente en la cuenta del huésped. El sistema permite configurar productos y servicios con sus respectivos precios y tasas de impuestos para facturación correcta.
Cupones Promocionales
Creación de cupones de descuento con código único, tipo de descuento (porcentaje o monto fijo), monto o porcentaje, fecha de vigencia, tipo de habitación aplicable y límite de usos. Los cupones se pueden generar en lote para campañas de marketing y distribuir por email, WhatsApp o redes sociales. El sistema valida automáticamente la vigencia y aplicabilidad de cada cupón al momento de registrar una reserva o hacer check-in.
No Disponible y Bloqueos
Mecanismo para marcar habitaciones como no disponibles temporalmente con indicación de motivo (mantenimiento, fumigación, remodelación, inspección, bloqueo administrativo) y rango de fechas. Las habitaciones bloqueadas no aparecen como disponibles en el calendario ni pueden ser reservadas. El sistema mantiene un registro histórico de bloqueos para analizar el tiempo de inactividad y su impacto en la ocupación.
Reportes de Ocupación
Dashboard con KPIs hoteleros: tasa de ocupación diaria, semanal y mensual, RevPAR (ingreso por habitación disponible), ADR (tarifa promedio diaria), duración promedio de estadía, ingresos por tipo de habitación, ingresos por extras, y tasa de cancelación. Reportes exportables en CSV y PDF para análisis financiero. El sistema también genera el libro de huéspedes requerido por las autoridades de migración en varios países de Centroamérica.